如何对HRIS系统实施安全管控与隐私影响评估​

作者 | 陈峻

审校 | 重楼

众所周知，何对专为管理和跟踪员工信息而设计的系统人力资源信息（HRIS）系统，是实施各个企业处理和存储敏感个人信息的关键性平台 。此处不乏从就业记录和工资薪酬 ，安全到绩效评估和出勤跟踪等，管控范围广泛的隐私影响数据与文件。虽然HRIS系统可以通过自动化的评估流程，来简化招聘 、何对入职、系统培训 、实施升迁 、安全离职等各项日常人事活动与员工管理任务
。服务器租用管控但是隐私影响，鉴于其承载信息的评估敏感程度与“含金量”，HRIS系统往往成为了内 、何对外部恶意行为者的攻击目标 。一旦发生数据泄露，攻击事件则可能给个人
、以及企业带来巨大的经济损失和长远的法律与名誉影响。

HRIS系统的安全重要性

现如今 ，世界各地的恶意行为者都在阴暗的亿华云角落
，通过将先进的AI技术与传统的攻击手段结合使用的方式，持续制造着一波又一波诡异多端的复杂攻击。而HRIS系统往往存储着身份证号码、家庭住址 、银行账号、绩效评估等敏感的员工数据，因此，面对此类不断迭代的攻击 ，HRIS需要通过构建完善的源码库防御机制 ，来应对各种网络威胁，确保在风险日益增加的数字环境中 ，系统及其数据的机密性、完整性和可用性 。

一、HRIS系统的安全管控实践

为了简化问题，我们可以从传统的网络与系统安全理论出发 ，结合法律法规 ，通过如下优秀实践来保护HRIS系统。

尽职调查

在构建新的、模板下载或是升级改造现有HRIS系统之前，为了保障将来交付出的系统能够达到业界普遍的安全规范要求（如 ：能够顺利通过网络安全等级保护的测评） ，企业应对承建系统的供应商进行全面考核与尽职调查
。此处主要涉及到评估供应商的安全与协议能力 
，以及审查其对于行业标准和法规的遵守与满足状况（如 ：是否持有ISO、SOC、以及FedRAMP等认证）。

当然，香港云服务器如果企业考虑为现有的HRIS系统更换新的运维服务供应商，那么此类尽职调查与安全审计也是必不可少的环节之一。

身份验证

为了确保只有合法的用户才能登录和查看人事相关信息，HRIS系统应默认启用单点登录（SSO） 、或多因素身份验证（MFA，即要求用户在登录系统之前，提供两个或多个身份验证因素 ，如
：密码+短信验证码的组合等） 、以及生物特征识别等身份验证方法，以阻断未经授权的建站模板访问，保护HRIS系统中存储的员工帐户信息
。

数据加密

对于存储在物理磁盘或虚拟机、以及云端应用中的非频繁修改的数据，应采用静态加密 。例如 ：

使用AES Crypt
，进行文件/文件夹级加密；使用TDE（透明数据加密）
，进行数据库的列级或表空间加密；使用Azure Storage Service Encryption等进行云存储加密。

对于在HRIS系统内频繁流转的、以及需要与其他系统之间交换传输的数据，应按需予以动态加密
。例如 ：

在传输层，可使用TLS/SSL 、IPsec加密；在应用层，可自定义实现AES/RSA、或使用加密库OpenSSL加密
。另外，对于使用HRIS系统来处理的、某些高敏感性的个人信息，如果无需直接展示，则需要在使用的过程中，保持其处于加密状态，以提供一个额外的安全层。当然
，上述提及的加密技术也应得到例行的评估和更新。例如：当前 ，TLS 1.0、TLS1.1、以及SHA都已被认定为不够安全的加密技术 ，因此我们需要禁用它们，且仅使用更新的版本（如 ：TLS 1.3） 。

访问控制

和其他应用系统类似，HRIS也需要实现基于角色的访问控制（RBAC）
，即：根据用户在企业内的角色对其能够访问到的内容与数据予以限制 。对应到HRIS系统的使用场景中，便是不同职级或职责的员工在使用该系统时，可以查阅到的信息深度与广度是不一致的 。与此同时 ，在系统的后台管理上 ，我们也需要本着“三权分立”的思想 ，通过设立如下管理员角色，以规范例行运维过程。

系统管理员(SysAdmin)

负责HRIS系统日常的技术维护工作。包括但不限于服务器或数据库管理、系统功能的配置与维护等 。该角色不应直接参与用户数据的操作或访问控制规则的设定，不应有日志模块的访问权限 。

安全管理员(SecAdmin)

主要负责制定和执行安全策略。赋予用户角色，设置相关访问权限，管理用户的认证信息(如 ：密码策略 、登录措施) 、以及对敏感资源的保护措施。安全管理员不应有日志模块的访问权限。

审计管理员(AuditAdmin)

负责监督系统运行情况、以及异常活动 。赋予日志模块的访问权限，拥有查看并分析系统相关日志的权利，但不能修改这些记录。

此外 ，我们需要定期调整与更新访问权限，以便最大限度地防止因员工疏忽或恶意行为，导致敏感数据的泄露。

守法合规

对于跨国企业来说，其HRIS系统的使用场景和用户数据具有较强的地域特征 。因此HRIS在构建和运维过程中，我们需要严格遵守本企业所在运营区域的数据保护法规的相关要求。例如：

如果HRIS处理和存储的是中国大陆员工的数据 ，那么就应该遵循《个人数据保护法（PIPL）》；如果HRIS处理和存储的是中国香港员工的数据，那么就应该遵循《个人隐私保护条例（PDPO）》；如果HRIS处理和存储的是欧洲员工的数据，那么就应该遵循《通用数据保护条例（GDPR）》；如果HRIS处理和存储的是美国员工的数据，那么就应该遵循《加州消费者隐私法案（CCPA）》或《健康保险携带和责任法案（HIPAA）》。

监控警报

为了能够准确地识别和应对各种异常行为或潜在的安全威胁 ，我们需要持续监控并按需跟踪在HRIS系统内的各项活动 。这不仅能够起到及早发现违规行为的作用，而且可以及时阻止违规行为的持续与蔓延
。而监控的结果通常会被系统自动记录到日志里。在日志中至少需要包含如下关键信息项 ：

时间戳：记录事件发生的具体时间，精确到秒或更细的粒度，以便准确地追踪操作顺序和时间间隔。事件类型 ：记录属于何种类型的事件，如登录、注销、查询 、修改 、删除等 ，以便分类与分析
。用户信息：包括产生该操作的用户账号等标识信息
，如有可能 ，还应包括角色与所属部门等信息。操作结果：记录操作是成功还是失败 ，如失败，应记录失败的原因 。客户端信息 ：记录发起操作的客户端IP地址或主机名等，以便定位事件的来源。而在达到甚至超过设定的异常门限值时，系统应能够自动触发安全警报 ，以通知系统和安全管理员按需采取行动 。

风评审计

企业应定期（如每半年、或是在系统发现重大改变的时候）对HRIS系统开展风险评估，尽早识别潜在风险和脆弱性，并根据风评结果制定相应的安全控制措施，以减轻安全威胁。下文我们将详细讨论针对系统隐私影响的风险评估。

同时
，我们前面提到了审计管理员这一角色 ，他应负责通过既定的策略和流程，定期开展安全审计 ，以审查安全措施的有效性 ，并确定需要调查和整改的领域。此类审计工作可由专门的内、外部审计人员执行，也可以交给安全红队来开展 。

意识培训

常言道，员工往往是企业安全防御中最薄弱的环节 。这在HRIS系统的使用场景中显得尤为突出。除了传统的教学式安全意识培训 ，我们需要定期通过新颖的互动 、游戏、演练等形式
，以及借助VR、AI等媒介，提供涉及密码管理 、社会工程和钓鱼攻击等场景的识别案例与处置能力，以降低人为错误所导致的数据泄露的风险。

同时 ，我们应在业务部门通过设立安全联络员（security champions）这一角色，来更好地宣贯安全意识，敏锐地发现安全隐患。

二、HRIS系统的隐私影响评估

如前所述 ，HRIS系统中处理和存储着各类员工个人隐私信息 。为了确保这些隐私信息能够得到恰当的保护 ，我们应定期对其进行隐私影响评估（PIA），以降低泄漏的风险
。在具体实践中，我们可以参照如下方面开展 ：

基本触发条件

HRIS系统的新建 、与其他系统的对接、系统发生重大变更  、有新类别数据的导入、以及默认定期（每半年或一年）
，都属于触发PIA的基本条件。

收集系统基本信息

在PIA的最初阶段 ，我们应当通过收集信息来了解HRIS系统。其中包括
：各个业务功能模块
，应用技术组件（如：前端、微服务、中台 、后台集成、以及数据库）、系统部署方式（可以逻辑架构图的方式呈现）、用户入口（如：URL、客户端程序
、以及微信小程序） 、以及数据字典等。

检查系统安全态势

如何确保收集到的数据的准确性？如
：是否在字段级别限制用户仅输入系统认可的特定数据格式或选项，以及是否有用户确认的输入提示。如何检查数据的完整性？如 ：是否使用SHA-256 、MD5等哈希算法 ，是否做技术校验等。是否设定数据在系统中的保留期限？如  ：3年或5年  。是否有过期数据的安全销毁流程与相关记录 ？在系统展示个人数据时 ，是否能按需采取匿名化和去识别化
？

评估信息生命周期

梳理HRIS系统会收集、使用、共享或维护哪些个人信息（如：姓名 、地址、身份证号 、财务薪资、银行账号、简历、求职信 、成绩单 、资格证书等） 。据此将其分类为 ：联系信息 、身份信息、招聘信息  、受聘信息 、财务信息、健康信息  、福利信息 、资产使用八大类 。罗列个人信息的收集来源 ，特别区分商业来源与公开途径的获取。在要求个人提供个人信息前，是否已获得其明确同意 ？明确信息收集的预期用途，是否已向数据主体通知或说明？是否有选项让个人拒绝提供信息、或拒绝被用于特定用途 ？注明信息的收集与处理的方式
。查明是否会将收集的数据与其他数据合并 ，或将其用于任何次要商业或其他目的
 。注明信息会共享给内、外部哪些系统 、部门、实体  。是否对限制个人信息的再次传播与非法使用采取了防范措施？

审查系统风险影响

有能力判定新收集/导入的数据是否带有个人信息 ？在收集数据时是否明示了必填项与可选项？是否定义了个人信息保护的隐私政策？是否提供个人信息查询和纠误的途径（如：电话、邮件、在线提交
、以及线下请求等方式）
，以及在查询和纠正前，是否能够验证请求者的身份？是否有设定角色来处理和告知有关个人信息的请求、投诉、纠正
、以及删除的结果？是否定义了哪些角色类型可以访问个人数据？(如
：普通用户
、供应商
、开发人员、管理员等)
，以及他们的权限矩阵
。 供应商对系统的运维服务（如：补丁 、升级、响应等）是否有日志记录？是否带有识别
、定位和监控员工行为的服务（如 ：考勤记录） ？如有 ，如何保障过程的合法与安全？罗列已采取的个人信息安全保护措施。例如：

A.物理控制 ，包括：密码锁、CCTV、门禁卡、专用设备 、托管中心等。

B.技术控制 ，包括：密码、防火墙、入侵检测系统 (IDS)
、虚拟专用网络 (VPN)
、公钥基础设施 (PKI) 证书
、生物识别、硬件密钥认证等
 。  

C.管理控制 ，包括：定期安全审计 、离线安全备份、用户行为规则、隐私和记录管理培训 、定期监控用户行为等。

是否有设定角色向监管机构、以及数据主体报告个人信息的丢失、泄露
、以及未经授权的访问。是否有应急响应计划和流程？

可见，上述评估方面里的每一个项，都有助于维护安全合规的HRIS系统环境，确保员工数据免受外部攻击和内部滥用。可以说 ，随着企业越来越依赖数字化工具进行人力资源的管理，这些安全管控与隐私影响评估怎么细致都不为过。

作者介绍

陈峻（Julian Chen），51CTO社区编辑
，具有十多年的IT项目实施经验，善于对内外部资源与风险实施管控 ，专注传播网络与信息安全知识与经验。